Задълженията на бенефициентите са регламентирани в Договорите за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ (ДБФП).
Обичайно договорите се състоят от специфични за конкретния проект клаузи и от Общи условия (ОУ), приложими към всички ДБФП, сключени в рамките на съответната оперативна програма или приоритетна ос. С подписването на договора Бенефициентът приема и Общите условия към него.
Всеки бенефициент е длъжен да се запознае в детайли с Общите условия, които съдържат всички негови права, задължения и отговорности. Общите условия са на разположение на Бенефициентите още в процеса на подготовка на проектните предложения, тъй като се включват в документацията за кандидатстване по съответната операция.
Наред с Общите условия, на страниците на съответните оперативни програми могат да бъдат намерени подробни указания, наръчници и ръководства по изпълнението на ДБФП или отделни аспекти от него. Указанията са задължителни за бенефициента, когато договарящият орган ги е предоставил лично или изрично е насочил бенефициента към местонахождението им.
На база прегледа на Общите условия към ДБФП по ОП "Конкурентоспособност", ОПАК, ОПОС, ОПЧР и ОПРР могат да се изведат следните по-съществените задължения на бенефициентите:
Бенефициентът е длъжен да изпълни проекта в пълно съответствие с описанието, което е заложил в своя проектен фиш и съобразно заложените цели, както и с приложимото национално и европейско законодателство за изпълнение на съответната оперативна програма. Неизпълнението на това задължение може да доведе до възстановяване на получени средства.
Бенефициентът трябва да осигури всички финансови, човешки и материални ресурси, необходими за пълното и точно изпълнение на проекта и предвидени в описанието на одобрения проект. Извън случаите, в които е предвидено авансово плащане, Договарящият орган извършва плащания по договорите само на база действително извършени и платени от Бенефициента разходи и след проверка за съответствие и допустимост. Т.е. принципът е възстановяване на извършени допустими разходи, които са били заложени в бюджета на проекта.
В зависимост от условията на съответната процедура и заложеното в проекта на Бенефициента, при изпълнението е възможно участието на партньори. Разходите на партньорите са допустими и подлежат на доказване на същото основание, както и разходите, направени от Бенефициента. В общия случай, Бенефициентът е единствено и изцяло отговорен пред Договарящия орган за изпълнението на проекта (ОПАК, ОПЧР, ОПК).
Договорите по ОПОС предвиждат различен режим на отговорност по различните приоритетни оси - солидарна отговорност или отговорност, съгласно споразумението за партньорство.
Бенефициентът има право да сключва договори с изпълнители за осъществяването на ограничена част от проекта, ако естеството на проекта изисква това.
За тези случаи Бенефициентът се задължава да прилага процедурите за избор на изпълнител, уредени в Закона за обществените поръчки и нормативните актове по прилагането му, когато се явява възложител по смисъла на ЗОП. Виж чл. 19, ал. 2, т. 22 и 24 ЗОП за случаите на задължителен предварителен контрол на обществените поръчки!
Когато не се явява възложител по ЗОП, бенефициентът се задължава да прилага процедурите за избор на изпълнители, уредени в ПМС 118/2014 г. за условията и реда за определяне на изпълнител от страна на бенефициенти на безвъзмездна финансова помощ и бенефициенти на договорена безвъзмездна финансова помощ.
Бенефициентът е длъжен да обвърже своите партньори и изпълнители с определени условия от ДБФП.
Бенефициентът е длъжен да изготвя и представя на Договарящия орган междинни, годишни и окончателни справки, отчети и доклади, съобразно разписаното в Общите условия. Докладите се отнасят до проекта като цяло, без оглед на това каква част от него е финансирана чрез безвъзмездна финансова помощ и трябва да съдържат пълна информация за всички аспекти на изпълнението за описвания период. Непредставянето на доклади/отчети е съществено неизпълнение, което може да доведе до прекратяване на договора, респективно - искане за възстановяване на средства.
Бенефициентът отговоря за администриране на процеса на определяне на данък върху добавената стойност като допустим разход. Бенефициентът следва Указанията на Министъра на финансите (приложени към наръчника за кандидатстване) за определянето на ДДС като възстановим и като невъзстановим, т.е. недопустим или допустим разход по проекта.
Бенефициентът се задължава да предприеме всички необходими мерки за избягване на конфликт на интереси, както и да уведоми незабавно Управляващия орган относно обстоятелство, което предизвиква или може да предизвика подобен конфликт.
Конфликт на интереси е налице, когато безпристрастното и обективно осъществяване на функции във връзка с изпълнението на договора/заповедта от което и да е лице е изложено на риск поради причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интереси или други общи интереси, които това лице има с бенефициента, както и по смисъла на Законa за предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси.
Бенефициентът се задължава да не сключва договори със свързани лица по смисъла на § 1 от Допълнителните разпоредби на Търговския закон в рамките на изпълнение на дейностите по проекта.
Сключването на договори с лица, които се намират в конфликт на интереси и/или със свързани лица може да доведе до прекратяване на ДБФП и искане за възстановяване на получените средства.
Бенефициентът е длъжен да гарантира липсата на конфликт на интереси и при възлагане на дейности по проекта на външни лица.
Бенефициентът се задължава да запази поверителността на всички предоставени документи, информация или други материали, за срок не по-малко от три години след приключването на оперативната програма в съответствие с разписаното в Общите условия към съответния ДБФП.
Визуална идентификация. Бенефициентът се задължава да направи всичко необходимо за разгласяване на факта, че проектът се финансира или съфинансира от съответния фонд на ЕС, чрез съответната оперативна програма. Предприетите за тази цел мерки трябва да са в съответствие с приложимите правила за информиране и публичност, които са публикувани на интернет страницата на всяка оперативна програма.
Правото на собственост върху резултатите от проекта, докладите и други документи, свързани с него, както и върху придобитите активи, ако има такива, трябва да възниква за Бенефициента (виж конкретния договор за случаите, когато Бенефициентът има седалище извън страната, където се осъществява проекта!).
Бенефициентът предоставя на Договарящия орган, Управляващия орган и Сертифициращия орган, националните одитиращи органи, Европейската комисия, Европейската служба за борба с измамите, Европейската сметна палата и външни одитори правото да ползват свободно и съобразно обхвата на проверката всички документи, свързани с проекта, независимо от формата им, при условие че с това не се нарушават съществуващи права на интелектуална и индустриална собственост.
Договорът за безвъзмездна финансова помощ, вкл. приложенията към него, може да бъде изменян по взаимно съгласие на страните като за целта се подписва допълнително споразумение.
Бенефициентът може да поиска удължаване на срока за изпълнение на проекта не по-късно от един месец преди изтичането му, при условие, че срокът не излиза извън рамките за изпълнение на операцията по Оперативната програма.
Бенефициентът може да представи искане за изменение на договора за безвъзмездна финансова помощ на вниманието на Договарящия орган в едномесечен срок преди датата на влизане в сила на исканото изменение, освен ако са налице особени обстоятелства, налагащи спешност. Договарящият орган си запазва правото да откаже исканото от Бенефициента изменение на договора.
Недопустими промени в ДБФП:
- промени в бюджета, водещи до увеличаване на процента и/или размера на първоначално договорената безвъзмездна финансова помощ;
- промени, които имат за цел или като резултат внасяне на изменения в договора, които биха поставили под въпрос решението за отпускане на безвъзмездната финансова помощ или биха представлявали нарушение на принципа на равнопоставеност за кандидатите..
Едностранно спиране и забавяне на проекта от страна на Бенефициента е възможно при изключителни, извънредни и непреодолими обстоятелства (форсмажор), за което се следват разписаните в договора процедури.
Договорът може да бъде прекратен по взаимно съгласие, както и с предизвестие, отправено до другата страна. В Общите условия са разписани случаите, в които Договарящият орган има правото да прекрати едностранно договора без предизвестие и без да дължи каквото и да било обезщетение:
- Бенефициентът е обявен в несъстоятелност, или спрямо него е открито производство по несъстоятелност или се намира в производство по ликвидация
- Бенефициентът или член на негов управителен орган е осъден с влязла в сила присъда или му е наложено административно наказание с влязло в сила наказателно постановление за престъпление или административно нарушение, свързано с професионалната му дейност
- в случай на нередност от страна на Бенефициента
- при неоснователно неизпълнение на някое от задълженията на Бенефициента по договора и/или приложенията към него, както и при неизпълнение на задължителни указания на Договарящия орган
- при подозрение в измама съгласно чл. 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, корупционни действия, участие в престъпни организации или всякакви други неправомерни действия в ущърб на финансовите интереси на Европейските общности
- деклариране на неверни или непълни данни с цел да получи безвъзмездната финансова помощ, предмет на договора, или представи отчети с невярно съдържание
- извършване на промяна в правно-организационната форма на Бенефициента
- други случаи, подробно описани в съответните Общи условия.
Преди или вместо да прекрати договора, Управляващият орган има право да вземе предпазни мерки, които се изразяват в спиране на плащанията.
При прекратяване на договора от страна на Договарящия орган, Бенефициентът има право да получи такава част от безвъзмездната финансова помощ, която е сертифицирана по надлежния ред и отговаря на изпълнената част от проекта, като се изключват разходите, свързани със задължения, които трябва да се изпълнят след прекратяването на договора. Изключенията от това правило са изчерпателно изброени в съответните Общи условия (прекратяване поради измама, невярно деклариране, осъждане и др. случаи на прекратяване по вина на Бенефициента)
Бенефициентът трябва да води точна и редовна документация и счетоводни отчети, отразяващи изпълнението на проекта, използвайки подходяща електронна система (Забел.: в ОУ на договорите по ОП "Конкурентоспособност" думата "електронна" е пропусната) за документация и счетоводно отчитане. Тези системи могат да са неразделна част от текущата счетоводна система на Бенефициента или допълнение към тази система. Тези системи следва да се прилагат в съответствие със националното законодателство.
Плащанията по договора се извършват след верификация (проверка и одобрение) на разходите при спазване разпоредбите на ПМС № 179/2010 г. за определяне на механизма за верифициране на разходите и изплащане на безвъзмездна финансова помощ по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз.
Междинните и окончателните плащания се извършват въз основа на подадени от бенефициента коректно попълнени искания за плащане, придружени с междинни/окончателни доклади, подадени въз основа на образци, одобрени от Управляващия орган/Междинното звено, към които са приложени копия на всички документи, които доказват изпълнението на дейностите, копия на всички разходооправдателни документи, както и копия на документите, доказващи извършените плащания, както и всички изискуеми документи, необходими за извършване на междинни и окончателни плащания, предвидени в изискванията на Управляващия орган/Междинното звено.
Плащането се извършва в срок до 10 работни дни от датата на верифициране (одобряване) на разходите, за което бенефициентът се уведомява писмено. При одобряване на сума за плащане, различна от предявената от бенефициента, срокът за плащане започва да тече от представянето на ново искане от бенефициента, съответстващо на одобрената за плащане сума. В случай на забава по вина на Управляващия орган/Междинното звено, бенефициентът има право да предяви иск за изплащане на обезщетение за забавено плащане в размер на законната лихва за периода на просрочието.
Договарящият орган и/или упълномощените от него лица могат да спрат срока за произнасяне по дадено искане за плащане/отчет, като уведомят писмено Бенефициента, че искането/отчетът не може да бъде одобрен и са необходими разяснения, корекции и/или допълнителна информация или проверки.
При случаи на установени нередности или данни за такива, Договарящият орган и/или упълномощените от него лица имат право да спрат плащанията до изясняване на обстоятелствата, свързани с нередността, за което уведомяват писмено бенефициента.
Всички лихви по банковата сметка на Бенефициента, открита само за целите на проекта и посочена във формуляра за финансовата идентификация, или евентуални приходи и/или други печалби, генерирани по време на изпълнението на проекта, натрупани върху средства, изплатени от Договарящия орган на Бенефициента, се описват във финалния отчет и се приспадат от окончателното плащане до размера на дължимата сума или се възстановяват на Договарящия орган, в случаите, когато ги надхвърлят.
Бенефициентът носи цялата отговорност за верификацията на разходите на своите изпълнители. Преди плащане той извършва пълна документална проверка и проверка на място за удостоверяване извършването на заявените за плащане дейности. За проверките се изготвят протоколи и доклади.
Бенефициентът е длъжен да допуска Договарящия орган, упълномощените от него лица, Управляващия орган, в случаите, когато Договарящ орган е Междинно звено, Сертифициращия орган, националните одитиращи органи, Европейската комисия, Европейската служба за борба с измамите, Европейската сметна палата и външни одитори, да проверяват, посредством проучване на документацията му или проверки на място, изпълнението на проекта, и да проведат пълен одит, при необходимост, въз основа на разходооправдателните документи, приложени към счетоводните отчети, счетоводната документация и други документи, свързани с финансирането на проекта. Тези проверки могат да се провеждат в срок до три години след приключването на оперативната програма в съответствие с изискванията на Регламент 1083/2006 на Съвета, както и до приключване на евентуални административни, следствени или съдебни производства.
Бенефициентът е длъжен в срок от три години след приключване на оперативната програма да съхранява на достъпно място и да картотекира по начин, който улеснява проверките: фактури, справки за отработени дни, както и всички останали документи и бази данни, свързани с финансово-техническото управление на проекта, като тръжна документация относно процедурите провеждани от Бенефициента във връзка с изпълнението на проекта, оферти от кандидати в процедурите, документи, свързани с процедури по оценка, договори с изпълнители, счетоводна документация, ведомости за заплати, кореспонденция с Договарящия орган и/или упълномощените от него лица, платежни документи, приемо-предавателни протоколи и др
Непредставянето на оригинали или приемливи копия от горепосочените документи е основание за искане от страна на Договарящия орган за възстановяване на безвъзмездната помощ.
Бенефициентът приема, че докато се изпълнява, проектът не може да генерира печалба. Под печалба се разбира превишаването на приходите над разходите по конкретния проект към момента на подаване на искането за окончателно плащане. Размерът на безвъзмездната финансова помощ по договора е дължим до размера на сертифицираните допустими разходи. Приходите, генерирани при изпълнение на проекта, се приспадат от окончателното плащане.
В някои случаи от кандидатите се изисква да декларират, че "Проектът не генерира нетна печалба през периода на неговото изпълнение, както и през съответния последващ референтен период“. Под "съответния последващ референтен период" следва да се разбира периода от приключване изпълнението на проекта до подаването на финалния отчет.
В някои случаи от кандидатите се изисква да декларират, че "Проектът не генерира нетна печалба през периода на неговото изпълнение, както и през съответния последващ референтен период“. Под "съответния последващ референтен период" следва да се разбира периода от приключване изпълнението на проекта до подаването на финалния отчет.
Когато Договарящият орган претендира възстановяване на средства, той има право да поиска и натрупаната върху тях лихва. Договарящият орган е длъжен да изпрати на Бенефициента покана за доброволно връщане на суми, като даде на последния двуседмичен срок. При неизпълнение Договарящият орган сезира НАП за предприемане на действия с цел принудително събиране на сумите.
Забел.: Вземанията, които възникват въз основа на административен акт, са публични държавни вземания и се събират по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс. Вземанията, които възникват въз основа на договор, са частни държавни вземания и се събират от Националната агенция за приходите по реда на ГПК.
Бенефициентът е длъжен да осигури и гарантира устойчивост на проекта. В срок от пет години (три години за малки и средни предприятия) след приключването на операцията проектът не трябва да претърпи значителни изменения. Под значителни изменения се разбират изменения, засягащи същността на проекта, условията за неговото изпълнение или пораждащи неоправдани изгоди за фирмата или публичната организация, както и изменения, произтичащи от промяна в характера на собствеността на елемент от инфраструктурата или прехвърлянето на производствената дейност.
Бенефициентът се задължава да следи и да докладва незабавно на Договарящия орган за всички случаи на нередности или подозрения за измама при изпълнение на проекта. За целта Бенефициентът трябва да установи и прилага подходяща система за вътрешен контрол, разкриване, отчитане и докладване на нередности.
Бенефициентът се задължава да не допуска двойно финансиране - едни и същи разходи по проекта да бъдат финансирани и по друг проект, програма или друга схема, финансирана от публични средства, средства от националния бюджет и/или от бюджета на Европейските общности.
Актуален вариант на Общите условия към ДБФП, както и на наръчници и указания за изпълнението им, могат да бъдат намерени на страницата на съответната оперативна програма, приоритетна ос или конкретна операция.
