Бенефициентът следва да се запознае подробно с Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и Ръководствата за изпълнение на договорите, където могат да се съдържат специфични и допълнителни условия и изисквания за организиране, провеждане, отчитане и контрол на процедурите и сключените договори.
Бенефициентите могат да не провеждат процедура за определяне на изпълнител, но са длъжни да съберат не по-малко от три оферти, които съдържат техническо и финансово предложение, когато:
1. предвидената стойност за строителство, в това число съфинансирането от страна на бенефициента, без данък върху добавената стойност е от 45 000 до 240 000 лв. включително;
2. предвидената стойност за доставки и услуги, в това число съфинансирането от страна на бенефициента, без данък върху добавената стойност е от 15 000 до 60 000 лв. включително.
Бенефициентът определя изпълнители по този ред и когато размерът на договорената безвъзмездна финансова помощ е по-малък или равен на 50 на сто от общата сума на одобрения проект. В този случай няма горна граница на прогнозните стойности на поръчките. Управляващия орган/Програмният оператор имат право да изискат определянето на изпълнители да се извършва по общия ред.
При обективна невъзможност да бъдат събрани три и повече оферти и въз основа на мотивирано искане, УО/ПО може да даде разрешение за събиране на по-малък брой оферти.
Бенефициентите могат да не събират три оферти, когато предвидената стойност, включително съфинансирането от страна на бенефициента, без данък върху добавената стойност е:
1. за строителство - до 45 000 лв. включително;
2. за доставки и услуги - до 15 000 лв. включително.
Това се прилага и в случаите, когато размерът на договорената безвъзмездна финансова помощ е по-малък или равен на 50 на сто от общата сума на одобрения проект.
Бенефициентите сключват писмен договор и доказват извършените разходи с първични платежни документи, с изключение на договори за доставки и услуги до 15 000 лв., за които писмената форма не е задължителна.
Бенефициентът трябва да събере най-малко три съпоставими оферти, които съдържат техническо и финансово предложение. Съпоставима е тази оферта, която отговаря на всички изисквания на Бенефициента, не е отстранена за административно, техническо или каквото и да е друго несъответствие, преминала е през всички етапи на оценка и е класирана по определеният критерий.
С Решение/Заповед Бнефициентът утвърждава покана, придружителни документи и назначава комисия за оценка. Бенефициентът може да оцени постъпилите оферти и лично, без да назначава нарочна комисия. Поканата се изпраща до минимум трима потенциални изпълнители. В поканата се посочват описание на поръчката, прогнозна стойност, изисквания към кандидатите и към изпълнението, критерии за оценяване, място и краен срок за подаване на оферти, като към нея се прилагат всички други документи, които бенефициента е изготвил.
Бенефициентът определя сроковете за получаване на оферти по свое усмотрение, съобразно предмета на поръчката.
Офертите на кандидатите за изпълнители се представят в запечатан непрозрачен плик от кандидата лично или от упълномощен от него представител или по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка. Върху плика кандидатът посочва адрес за кореспонденция, телефон и по възможност, факс и електронен адрес.
При приемане на офертите определено от бенефициента лице отбелязва върху плика поредния номер, датата и часът на получаване и записва посочените данни във входящ регистър, за което издава документ на приносителя.
Оферти, представени след изтичане на крайния срок за получаване, определен в Заповед на бенефициента и/или в писмените покани до потенциални кандидати за изпълнители, не се приемат от бенефициента и не се разглеждат.
След събиране на определения от бенефициента брой оферти (не по-малко от три, освен в случай на получено разрешение от Договарящия орган въз основа на мотивирана обективна невъзможност), бенефициентът или определени от него лица, следва да ги оценят в съответствие с поставените от него изисквания. Изпълнителят се определя от бенефициента, съобразно критерия по чл.12, ал.5 от ПМС № 55/12.03.2007г. , а именно: „икономически най-изгодна оферта” или „най-ниска цена”.
Всяка оферта следва задължително да съдържа декларация от кандидата по смисъла на чл. 31, ал. 7 от ПМС № 55/12.03.2007 г., с която последният декларира, че не попада в някоя от категориите, определени в чл. 93, параграф 1, чл. 94 и чл. 96, параграф 2, буква "а" от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности, или са свързани лица по смисъла на § 15, ал. 1 от допълнителните разпоредби на Търговския закон с бенефициента или с член на управителен или контролен орган на бенефициента.
Декларацията се представя от лицата, посочени в чл. 31, ал. 5 от ПМС № 55/12.03.2007 г.:
1. при събирателно дружество - за всеки съдружник или друго лице, които имат право да управляват и/или представляват дружеството;
2. при командитно дружество - за неограничено отговорните съдружници;
3. при дружество с ограничена отговорност - за управителя или управителите, а ако такива не са определени при еднолично дружество с ограничена отговорност - за едноличния собственик на капитала;
4. при акционерно дружество - за овластените от устава, съвета на директорите, съответно от управителния съвет с одобрение на надзорния съвет, едно или няколко лица от съставите им да представляват дружеството, а при липса на изрично овластяване - за всички членове на съвета на директорите, съответно на управителния съвет;
5. при командитно дружество с акции - за един или няколко изпълнителни членове, на които съветът на директорите е възложил управлението на дружеството;
6. във всички останали случаи - за лицата, които представляват кандидата.
В зависимост от условията, поставени от възложителя в поканата за представяне на оферта, както и от указанията на Управляващия орган (вж. Оперативното ръководство за изпълнение на договора) някои от обстоятелствата по чл. 31 и 32 от ПМС 55/2007 биха могли да съставляват пречка за подписване на договор. В тези случаи, за удостоверяване липсата на пречки, при подписване на договора, избраният кандидат е представя:
- Свидетелство за съдимост на законния/те представител/и на кандидата, издадено от компетентен съд не по-рано от 6 месеца преди крайния срок за предаване на оферти.
- Удостоверение за актуално състояние, издадено от компетентен съд не по-рано от 3 месеца преди крайния срок за предаване на оферти.
- Удостоверение от съответния съд, че кандидатът не е в процедура по несъстоятелност и ликвидация, издадено не по-рано от 3 месеца преди крайния срок за предаване на оферти. В случай, че кандидатът е вписан в Търговски регистър и посочи своя ЕИК, не е задължително изискването на документи, които отнасят за обстоятелства, вписани в регистъра.
- Удостоверение от Национална агенция по приходите, че кандидатът няма просрочени задължения, издадено не по-рано от 3 месеца преди крайния срок за предаване на оферти
- Удостоверение от съответната община, че кандидатът няма просрочени задължения, издадено не по-рано от 3 месеца преди крайния срок за предаване на оферти.
