Открита процедура (ПМС 55/2007)

Бенефициентът следва да се запознае подробно с Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и Ръководствата за изпълнение на договорите, където могат да се съдържат специфични и допълнителни условия и изисквания за организиране, провеждане, отчитане и контрол на процедурите и сключените договори.

При провеждането на процедурите бенефициентите задължително прилагат утвърдена типова документация.

За документите, за които в ПМС №55/2007 г. е посочено, че следва да са изготвени в съответствие с типови образци, потенциалните бенефициенти следва да прилагат образците, утвърдени от министъра по управление на средствата от Европейския съюз и публикувани на следния интернет адрес: http://www.eufunds.bg/bg/page/54.
Важно! За разделите от съответния документ, които Бенефициентът счита за неприложими, е достатъчно да бъде отбелязано с „Н/П”, "неприложимо" или подобно. Не е позволено да се премахват раздели, части или текстове от образците.

Стъпка 1. Изготвяне на документация за участие в процедура за определяне на изпълнител.

Документацията за участие в процедурата за определяне на изпълнител съдържа:

• Обява - по образец;
• Пояснителен документ - по образец;
• Изисквания към офертите - по образец;
• Проект на договор за изпълнение - изготвя се от Бенефициента;
• Техническа спецификация;
• Избраният критерий за оценка, показателите, относителната им тежест и Методиката за оценка, в случай, че избраният критерии е икономически най-изгодна оферта (по образец);
• Образец на оферта;
• Образец на Ценова оферта;
• Образец на Техническа оферта;
• Образец на Декларация на кандидата за липса на обстоятелствата по чл. 31, ал.1 и 2 от ПМС 55, от 12.03.2007 г.;
• Образец на Декларация за валидност на офертите;
• Образец на Декларация на кандидата по чл. 31, ал. 7 от ПМС № 55/12.03.2007 г.;
• Гаранция за участие - попълва се от участниците в процедура открит избор – (свободен текст, ако е приложимо);
• Гаранция за изпълнение - попълва се от участниците в процедура открит избор – (свободен текст, ако е приложимо);
• Образец на декларация, че в предложената цена е спазено изискването за минимална цена на труда - в случаите, когато процедурата е за избор на изпълнител на договор за строителство;
• Образец на декларация за участието на подизпълнители и дела на тяхното участие.

При изготвянето на документацията обърнете специално внимание на следното:

• крайните срокове, предвидени в избраната от Вас процедура;
• стойностите;
• продължителност на периода на изпълнение;
• пълно съответствие на документацията с техническите спецификации/описание на услугите,  описани във Вашия Договор за безвъзмездна помощ (Описание на проекта и Бюджет).

Документацията за участие може да се получава до изтичането на срока за подаване на офертите. Лицата имат право да разгледат документацията, преди да я получат. В случай че се предоставя срещу заплащане, бенефициентът не може да определи цена, която е по-висока от действителните разходи за нейното отпечатване и размножаване. 

При поискване от заинтересованото лице бенефициентът е длъжен да изпрати документацията за сметка на лицето, отправило искането.

До 5 календарни дни преди изтичането на срока за подаване на офертите или заявленията лицата могат да поискат писмено от бенефициента разяснения по документацията за участие. Бенефициентът е длъжен да отговори в 3-дневен срок от постъпване на искането.

Стъпка 2. Издаване на Решение, по смисъла на чл. 14, ал. 1 от ПМС № 55/12.03.2007 г.:

Бенефициентът издава Решение по чл.14, ал.1 от ПМС № 55/12.03.2007г., за откриване на процедурата, с което одобрява документацията за участие в процедурата и пояснителния документ.

При попълване на Пояснителния документ имайте предвид следното:
Срокът за получаване на офертите трябва да е съобразен с обема и сложността на предмета на поръчката и не може да бъде по-кратък от 15 дни, считано от датата, следваща датата на публикуването й в национален ежедневник;
При определяне на категорията на услугата, вижте Референтен № по СРС номенклатурата, съответно по СРV номенклатурата);
При определяне на код NUTS, вижте Класификация на териториалните единици за статистически цели в България (NUTS);
В случай, че бенефициентът е допуснал представяне на варианти, то следва критерият за оценка на офертите, посочен в пояснителния документ да е икономически най-изгодната оферта. В този случай за разглеждане се приемат само вариантите, които отговарят на минималните изисквания, посочени от бенефициента;
При попълване на прогнозната стойност на договора (ако е приложимо), не трябва да надвишавате одобрения бюджет на проекта (Бюджет - Приложение към договора за безвъзмездна помощ, сключен между бенефициента и Договарящия орган) по съответните пера;
При определянето на минималните изисквания за икономическо и финансово състояние на кандидата, както и на неговите технически възможности и квалификация, не трябва да бъдат поставяни условия, които необосновано препятстват участието на лица в процедурата, при спазване на принципите за свободна и лоялна конкуренция и равнопоставеност и недопускане на дискриминация.
Периодът на изпълнение на договора за изпълнение трябва да бъде в рамките на договора за безвъзмездна помощ (т.е. преди датата на приключването му);
Гаранции: Бенефициентът може да изиска от кандидата в процедурата гаранция за участие като определи условията и размера на гаранцията за участие в абсолютна сума, но не повече от 1% от прогнозната стойност на договора; Бенефициентът може да включи в проекта на договор гаранции, осигуряващи доброто му изпълнение като размерът на гаранцията се определя като процент от стойността на договора, но не повече от 5%.
Условията и начина на финансиране и плащане с изпълнителя могат да бъдат: Авансово и окончателно (балансово) плащане по договора; Авансово, междинно и окончателно (балансово) плащане по договора; Само окончателно (балансово) плащане по договора.
Обстоятелството, че участниците в процедурата не попадат в някое от основанията за изключване от участие в процедура за определяне на изпълнител се доказват от кандидатите с декларация в хода на провеждане на процедурата и с документи, издадени от съответните компетентни органи преди сключването на договора;
Посочете минималните изисквания за икономическото и финансовото състояние на кандидата и техническите му възможности и квалификация.
Посочете документите, които участниците в процедурата трябва да предоставят за доказване на икономическото и финансовото си състояние и техническите си възможности и квалификация.Например:
В Пояснителния документ трябва да посочите пълен списък с изискваните конкретни документи

Критерият за определяне на изпълнител от бенефициента може да бъде: най-ниска предложена цена (без прилагане на Методика за оценка на офертите); икономически най-изгодна оферта (с прилагане на Методика за оценка на офертите).
Когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта, следва да се посочат показателите, относителната им тежест и методика за определяне на комплексната оценка.
Когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта” е недопустимо да се включват като показатели за оценка на офертата критериите за подбор, включващи минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на кандидата, техническите му възможности и квалификация.
По отношение срока на валидност на представените оферти, следва да се има предвид, че срока на валидност на офертите е времето, през което кандидатите са обвързани с условията на представените от тях оферти.

Стъпка 3. Назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите

Със Заповед/Решение определете поименно членовете на комисията, както и срок за приключване на нейната работа, който трябва да бъде съобразен със спецификата и сложността на процедурата.

Комисията се състои от нечетен брой членове - най-малко трима. Срокът за нейната работа не може да бъде по-дълъг от срока на валидност на офертите.

Стъпка 4. Обявяване на процедурата

За да се гарантира възможност за участие на всички заинтересовани потенциални участници и за да се осигури максимална прозрачност на процедурата за определяне на изпълнител, трябва да се публикува обява за процедурата най-малко в един национален ежедневник.

Публикувайте обява в национален ежедневник и в деня на публикуването, изпратете до Договарящия орган електронно копие от обявата, пояснителния документ и пълната документация, за да бъдат публикувани на интернет-страницата на ДО.

Крайният срок за подаване на офертите следва да бъде упоменат с точна дата и час, като се предвидят не по-малко от 15 дни, считано от датата, следваща датата на публикуването на Обявата до крайния срок за подаване на оферти. При промяна на датата и часа на отваряне на офертите, кандидатите се уведомяват писмено.

Получаване и регистрация на офертите:

При получаване на офертите, представител на Вашето дружество отбелязва поредният номер, датата и часът на получаване и посочените данни се записват във входящ регистър, за което на приносителя се издава документ. Пликовете на офертите не се разпечатват и се съхраняват до момента на Сесията по отваряне на офертите. Външните пликове на предложенията се номерират по реда на получаването им. Предложения получени след крайния срок не се приемат и не се разглеждат.

В случай, че сте предвидили представянето на гаранция за участие, имате право да я задържи,те когато кандидатът в процедурата:

• оттегли заявлението си след изтичането на срока за получаване на заявления или оттегли офертата си след изтичането на срока за получаване на офертите;
• е определен за изпълнител, но не изпълни задължението си да сключи договор.

Бенефициентът освобождава гаранциите за участие на:

• отстранените кандидати в срок 10 работни дни след изпращане на решението на бенефициента за определяне на изпълнител;
• класираните на първо и второ място кандидати - след сключване на договора за изпълнение, а на останалите класирани кандидати - в срок 10 работни дни след изпращане на решението на бенефициента за определяне на изпълнител.

При прекратяване на процедурата гаранциите на всички кандидати се освобождават в срок 10 работни дни след издаване на решението за прекратяване.

Стъпка 5. Покана за сесия по отваряне на офертите до Представител на УО

Поканата за сесията по отваряне на офертите следва да се изпрати до представител на УО не по-малко от 10 дни преди съответната дата. УО може да назначи свои представител, който да наблюдава целия или част от процеса по оценката.

Обърнете внимание, че датата, определена за отваряне на офертите задължително следва да съвпада с работен ден.

Стъпка 6. Процес по отваряне и оценяване на офертите

Комисията отваря офертите на мястото и в часа, посочени в Пояснителния документ.

Комисията получава списък с кандидатите и представените оферти. След като научат имената на кандидатите всички членове на комисията подписват Декларация за безпристрастност и поверителност. Всички членове на комисията, секретарят (ако е предвиден такъв), както и външните наблюдатели са длъжни да подпишат Декларацията за безпристрастност и поверителност. Всеки член на Комисията, секретар и/или наблюдател, който има потенциален конфликт на интереси поради наличие на връзка с някой от участниците в процедурата, трябва незабавно да се оттегли от участието си от Комисията. Той не трябва да бъде включван в последващо заседание на комисията. Когато член на комисия за определяне на изпълнител не е в състояние да изпълнява задълженията си или възникне някое от обстоятелствата по чл. 21, ал. 1 от ПМС № 55/12.03.2007г. бенефициентът определя нов член. Оценка, дадена от член на Комисията, който оттегля участието си, на който и да е етап от процедурата по оценка, не се взема под внимание.

Забранява се разгласяването на информация, свързана с разглеждането, изясняването, оценяването или класирането на офертите или решения за определяне на изпълнител, преди подписването на договора между Вас и избрания изпълнител. Всеки опит на участник в процедурата да повлияе на процеса на оценяване по какъвто и да било начин (като влезе в контакт с членове на Комисията или по друг начин) води до незабавното изключване на офертата му от по-нататъшно разглеждане;

Заседанията на комисията от отварянето на офертите до приключване на работата на комисията се провеждат при закрити врати и са поверителни;

С цел да се гарантира поверителността на процедурите, участието в заседанията на комисията се ограничава до членовете й, определени от Вас в заповедта/решението, както и до всички надлежно упълномощени наблюдатели от страна на Договарящия орган; Офертите не трябва да се изнасят от стаята/сградата, в която се провеждат заседанията на комисията, преди приключване на дейността й.

Комисията отваря пликовете по реда на постъпването им, проверява съответствието на офертите със списъка по чл. 35, ал. 3, т. 12 от ПМС № 55/12.03.2007г. и обявява предложената цена от всеки кандидат. При отварянето на офертите най-малко трима членове на комисията подписват всички приложения, които комисията ще оценява, съгласно обявените критерии. Кандидатите в процедурата или техни упълномощени представители могат да присъстват при извършване на действията на комисията по проверка на съответствието на офертите със със списъка по чл. 35, ал. 3, т. 12 от ПМС № 55/12.03.2007г. и при обявяването на предложената цена от всеки кандидат. След отварянето на офертите на кандидатите, комисията следва да извърши проверка относно наличието на конфликт на интереси между участниците в процедурата, и да отрази резултатите от проверката в протокола от своята работа. 

Комисията пристъпва към проверка съответствието на офертите с предварително обявените от бенефициента условия. Бенефициентът може по всяко време да проверява заявените от кандидатите данни, да иска разяснения относно офертата и представените към нея документи, както и да изисква писмено представяне в определен срок на допълнителни доказателства за обстоятелствата, посочени в офертата. Бенефициентът писмено уведомява участниците за липсващи документи или за констатираните нередовности, посочва точно вида на документа или документите, които следва да се представят допълнително, и определя срок за представянето им. Срокът е еднакъв за всички участници и не може да бъде по-дълъг от 5 дни считано от датата на получаване на писменото уведомяване. Изисканите и получени документи се описват в протокола от работата на комисията. Комисията предлага да бъдат отстранени от участие в процедурата за определяне на изпълнител, кандидати: за които са налице обстоятелствата по чл. 31, ал. 1 от ПМС №55/2007 г. и посочените в пояснителния документ обстоятелства по чл. 31, ал. 2 от същото Постановление; които са представили непълна оферта, при условие, че бенефициентът се е съобразил с разпоредбата на чл. 26а, ал. 2 от ПМС № 55 от 12.03.2007 г.; които са представили оферти, неотговарящи на предварително обявените условия от бенефициента – съответствие с минималните изисквания за икономическото и финансово състояние и на техническите им възможности и квалификация.

Комисията пристъпва към оценяване по същество на офертите на допуснатите кандидати в съответствие с предварително избрания критерий – най-ниска предлагана цена или икономически най-изгодна оферта, както е посочено в Пояснителния документ. Въз основа на оценката на техническите и ценови оферти, комисията изготвя класиране на кандидатите.

Стъпка 7. Изготвяне на Протокол от дейността на Комисията

Комисията изготвя протоколи от всички свои заседания и взетите решения. Комисията изготвя протокол (по образец) от дейността си с класиране на кандидатите по низходящ ред, в който се посочват и отстранените кандидати, и причините за това. Протоколът съдържа подробна обосновка на оценката на всяка оферта по всеки от критериите. Протоколът се подписва задължително от всички членове на комисията. В случай, че член на комисията не е съгласен със съдържанието на протокола, той го подписва с особено мнение и излага писмено мотивите си за това. Комисията предоставя протокола от работата си на бенефициента.

В срок от 5 работни дни след като получи протокола на комисията, бенефициентът с Решение/Заповед определя за изпълнител класирания на първо място кандидат. В Решението/Заповедта се отбелязват отстранените кандидати и мотивите за тяхното отстраняване.
По решение на УО/ПО, протоколът и решението подлежат на контрол и одобрение. 

Стъпка 8. Уведомяване на кандидатите

Изпратете до всички кандидати Решението/Заповедта за класиране в 3-дневен срок от неговото издаване или одобрение от УО/ПО. До избрания изпълнител изпратете Покана за сключване на договор и изискайте документите, доказващи липса на основания за отстраняване от процедурата:

• Свидетелства за съдимост на лицата по чл. 31 ал. 5 от ПМС № 55/12.03.2007 г., издадени от компетентен съд не по-рано от 6 месеца преди датата на сключване на договора – оригинал или нотариално заверено копие.
• Удостоверение за актуално състояние, издадено от съответния компетентен съд не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора – оригинал или нотариално заверено копие.
• Удостоверение от съответния съд, че кандидатът не е в процедура по несъстоятелност и ликвидация, издадено не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора - оригинал или нотариално заверено копие.
• Удостоверение от Национална агенция по приходите, че кандидатът няма просрочени задължения, издадено не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора – или надлежно одобрен план за разсрочено плащане на задължения, в случай, че такива съществуват - оригинал или нотариално заверено копие;
• Удостоверение от съответната община, че кандидатът няма просрочени задължения.

Стъпка 9. Извършване на проверка за липса на обстоятелства по чл. 31, ал. 1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007г.

Извършете проверка за липса на обстоятелства по чл. 31, ал.1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007г. като проверите дали са представени всички документи, посочени в стъпка 8, дали са в посочената форма и срок на валидност.

Изискайте гаранция за участие, в случай, че е предвидена такава. Подпишете изготвения договор с определения изпълнител в срок от 30 календарни дни от приключването на процедурата за определяне на изпълнител.

Договорът на Бенефициента с изпълнителя трябва да съответства на приложения в документацията проект, допълнен с всички предложения от офертата на кандидата, въз основа на които е избран за изпълнител и да съдържа като минимум: страни по договора, предмет на договора, спецификации (ако е приложимо), специфични условия (ако е приложимо) цена, начин на плащане (балансово или авансово, междинно и балансово или авансово и балансово), срок на договора, срокове/график за изпълнение на отделните позиции доставки или услуги (ако е приложимо), начин на приемане на доставката/услугата (приемо-предавателен протокол), гаранции и срок (ако е приложимо).
В договора трябва да бъдат включени клаузите, изрично посочени в Общите условия към ДБФП.

В 5-дневен срок от сключване на договора за изпълнение или от прекратяване на процедурата публикувайте информация, изготвена по типов образец, на своята интернет страница, при наличие на такава, както и на интернет страницата на Договарящия орган.

Стъпка 10. Изпълнение на договора

Договорът с избрания изпълнител се подписва в 2 оригинални и еднообразни екземпляра, по един за всяка страна. Договорите или допълнителните споразумения към тях не могат да се сключват ретроактивно (със задна дата), освен ако в Насоките за кандидатстване не е посочено друго. Това означава, че не могат да се извършват плащания, нито да се извършват доставки преди сключването на договора за изпълнение и/или допълнителни споразумения към него.

Публикувано в: