Бенефициентът следва да се запознае подробно с Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и Ръководствата за изпълнение на договорите, където могат да се съдържат специфични и допълнителни условия и изисквания за организиране, провеждане, отчитане и контрол на процедурите и сключените договори.
При провеждането на процедурите бенефициентите задължително прилагат утвърдена типова документация.
За документите, за които в ПМС №55/2007 г. е посочено, че следва да са изготвени в съответствие с типови образци, потенциалните бенефициенти следва да прилагат образците, утвърдени от министъра по управление на средствата от Европейския съюз и публикувани на следния интернет адрес: http://www.eufunds.bg/bg/page/54.
Важно! За разделите от съответния документ, които Бенефициентът счита за неприложими, е достатъчно да бъде отбелязано с „Н/П”, "неприложимо" или подобно. Не е позволено да се премахват раздели, части или текстове от образците.
Важно! За разделите от съответния документ, които Бенефициентът счита за неприложими, е достатъчно да бъде отбелязано с „Н/П”, "неприложимо" или подобно. Не е позволено да се премахват раздели, части или текстове от образците.
Процедурата се прилага при наличие на някое от следните основания:
- Бенефициентът е прекратил обявена от него процедура за открит избор, тъй като всички оферти или заявления за участие не отговарят на предварително обявените условия и първоначално обявените условия не са съществено променени;
- по изключение естеството на доставката, услугата или строителството или рисковете, свързани с тях, не позволяват предварително определяне на стойността;
- естеството на услугата не позволява да се определят достатъчно точно техническите спецификации, за да се проведе изборът на изпълнител по реда на открития избор;
- обект на процедурата са услуги по приложение № 3 към чл. 5, ал. 1, т. 2 от Закона за обществените поръчки;
- в областта на строителството се извършва изследователска, експериментална или развойна дейност, която не е с цел печалба или възстановяване на разходите за тази дейност.
Процедурата се провежда на два етапа:
- Предварителен подбор
- Провеждане на преговори за определяне клаузите на договора с един или повече кандидати, избрани от Бенефициента след предварителен подбор.
Стъпка 1. Изготвяне на документация за участие в процедура за определяне на изпълнител.
Документацията за провеждането на Първи етап от процедурата включва:
- Обява за откриване на процедура за определяне на изпълнител (по образец);
- Пояснителен документ (по образец);
- Образец на Заявление за участие;
- Образец на Декларация на кандидата по чл. 31, ал. 1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007 г.;
- Образец на Декларация на кандидата по чл. 31, ал.7 от ПМС № 55/12.03.2007 г.;
- Гаранция за участие (попълва се от участниците в процедурата) – свободен образец, ако е приложимо;
- Образец на декларация за подизпълнители и дела на тяхното участие
Документацията за участие може да се получава до изтичането на срока за подаване на офертите. Лицата имат право да разгледат документацията, преди да я получат. В случай че се предоставя срещу заплащане, бенефициентът не може да определи цена, която е по-висока от действителните разходи за нейното отпечатване и размножаване.
При поискване от заинтересованото лице бенефициентът е длъжен да изпрати документацията за сметка на лицето, отправило искането.
До 5 календарни дни преди изтичането на срока за подаване на офертите или заявленията лицата могат да поискат писмено от бенефициента разяснения по документацията за участие. Бенефициентът е длъжен да отговори в 3-дневен срок от постъпване на искането.
В пояснителния документ бенефициентът може да ограничи броя на кандидатите, които възнамерява да покани да представят оферти, като този брой не може да бъде по-малък от трима. Бенефициентът може да посочи и максималния брой кандидати. Броят на поканените кандидати трябва да е достатъчен, за да гарантира спазването на принципа на свободна и лоялна конкуренция. В пояснителния документ бенефициентът посочва обективни и недискриминационни критерии или правила, които ще приложи при подбора на кандидатите.
Предварителният подбор се провежда с цел да се определят кандидатите, които притежават съответното икономическо и финансово състояние, технически възможности и квалификация да изпълнят договора.
Документацията за провеждането на Втори етап от процедурата включва:
- Покана за участие в договарянето, която съдържа:
2. изискване за допълнителни доказателства за заявените обстоятелства, ако такива са необходими;
3. краен срок за получаване на първоначална оферта, който не може да бъде по-кратък
от 10 дни от изпращане на поканата;
4. адреса, на който трябва да бъде изпратена офертата;
5. броя и датата на издаване на националния ежедневник, в който е публикувана обявата, и пояснителния документ, както и интернет адреса/адресите, на
който/които те са публикувани;
6. копие от спецификациите и всички допълнителни документи, ако те не се съдържат в документацията за участие, или електронен адрес за достъп до спецификациите и допълнителните документи, когато те са предоставени по електронен път.
- Образец на оферта
- Образец на техническа оферта
Бенефициентът издава Решение по чл.14, ал.1 от ПМС № 55/12.03.2007г., за откриване на процедурата, с което одобрява документацията за участие в процедурата и пояснителния документ.
Стъпка 3. Назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите
Със Заповед/Решение определете поименно членовете на комисията, както и срок за приключване на нейната работа, който трябва да бъде съобразен със спецификата и сложността на процедурата. Комисията се състои от нечетен брой членове - най-малко трима. Срокът за нейната работа не може да бъде по-дълъг от срока на валидност на офертите.
Стъпка 4. Обявяване на процедурата
Обява за процедура за определяне на изпълнител
За да се гарантира възможност за участие на всички заинтересовани потенциални участници и за да се осигури максимална прозрачност на процедурата за определяне на изпълнител, трябва да се публикува обява за процедурата най-малко в един национален ежедневник. Публикувайте обява в национален ежедневник и в деня на публикуването, изпратете до Договарящия орган електронно копие от обявата, пояснителния документ и пълната документация, за да бъдат публикувани на интернет страницата на ДО.
Крайният срок за подаване на заявленията за участие следва да бъде упоменат с точна дата и час, като се предвидят не по-малко от 10 дни, считано от датата, следваща датата на публикуването на Обявата до крайния срок за подаване на заявления. При промяна на датата и часа на отваряне на офертите, кандидатите се уведомяват писмено. Бенефициентът може да удължи срока за получаване на заявления за участие с не повече от 30 дни, когато в определения срок няма постъпили заявления.
Получаване и регистрация на Заявленията за участие
При получаване на заявленията за участие, представител на Вашето дружество отбелязва поредният номер, датата и часът на получаване и посочените данни се записват във входящ регистър, за което на приносителя се издава документ. Пликовете не се разпечатват и се съхраняват до момента на Сесията по отваряне. Външните пликове се номерират по реда на получаването им. Предложения получени след крайния срок не се приемат и не се разглеждат.
Стъпка 5. Покана за сесия по отваряне на офертите до Представител на УО
Поканата за сесията по отваряне на офертите следва да се изпрати до Представител на УО не по-малко от 10 дни преди съответната дата. УО може да назначи свои представител, който да наблюдава целия или част от процеса по оценката.
Обърнете внимание, че датата, определена за отваряне на офертите задължително следва да съвпада с работен ден.
Стъпка 6. Провеждане на предварителния подбор и договарянето
Комисията отваря офертите на мястото и в часа, посочени в Пояснителния документ.
Комисията получава списък с кандидатите и представените оферти. След като научат имената на кандидатите всички членове на комисията подписват Декларация за безпристрастност и поверителност. Всички членове на комисията, секретарят (ако е предвиден такъв), както и външните наблюдатели са длъжни да подпишат Декларацията за безпристрастност и поверителност. Всеки член на Комисията, секретар и/или наблюдател, който има потенциален конфликт на интереси поради наличие на връзка с някой от участниците в процедурата, трябва незабавно да се оттегли от участието си от Комисията. Той не трябва да бъде включван в последващо заседание на комисията. Когато член на комисия за определяне на изпълнител не е в състояние да изпълнява задълженията си или възникне някое от обстоятелствата по чл. 21, ал. 1 от ПМС № 55/12.03.2007г. бенефициентът определя нов член. Оценка, дадена от член на Комисията, който оттегля участието си, на който и да е етап от процедурата по оценка, не се взема под внимание. При отварянето на заявленията най-малко трима членове на комисията подписват всички приложения, които комисията ще оценява, съгласно обявените критерии. Комисията разглежда постъпилите заявления и извършва подбор на кандидатите въз основа на представените документи, удостоверяващи тяхното икономическо и финансово състояние, техническата им възможност и/или квалификация за изпълнение на договора. Кандидатите или техни упълномощени представители могат да присъстват при отваряне на заявленията.
В случай, че бенефициентът не е включил в пояснителния документ ограничение на броя на кандидатите, които ще бъдат поканени да участват в договарянето, той е длъжен да покани всички кандидати, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания за технически възможности.
В случай, че бенефициентът е включил в пояснителния документ ограничение на броя на кандидатите, които ще бъдат поканени да участват в договарянето, и броят на кандидатите, които отговарят на изискванията, надвишава обявения максимален брой, комисията извършва подбор въз основа на посочените в пояснителния документ обективни и недискриминационни критерии.
Когато броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор и на минималните изисквания за технически възможности, е под посочения в пояснителния документ минимум, бенефициентът може да продължи процедурата, като покани всички кандидати, които отговарят на критериите за подбор и притежават необходимите технически възможности. В този случай бенефициентът не може да покани да подадат оферти други лица, които не са заявили интерес от участие, или кандидати, които не притежават необходимите технически възможности.
След отварянето на заявленията, комисията следва да извърши проверка относно наличието на конфликт на интереси между участниците в процедурата, и да отрази резултатите от проверката в протокола от своята работа.
Бенефициентът може по всяко време да проверява заявените от кандидатите данни, да иска разяснения относно офертата и представените към нея документи, както и да изисква писмено представяне в определен срок на допълнителни доказателства за обстоятелствата, посочени в офертата. Бенефициентът писмено уведомява участниците за липсващи документи или за констатираните нередовности, посочва точно вида на документа или документите, които следва да се представят допълнително, и определя срок за представянето им. Срокът е еднакъв за всички участници и не може да бъде по-дълъг от 5 дни считано от датата на получаване на писменото уведомяване. Изисканите и получени документи се описват в протокола от работата на комисията.
Комисията съставя протокол за резултатите от подбора (по образец), в който предлага на бенефициента кандидатите, които да бъдат поканени да участват в договарянето. В срок от 5 работни дни от датата на изготвянето на протокола от комисията, бенефициентът обявява с решение или заповед кандидатите, които ще бъдат поканени да участват в договарянето.
Изпратете Решението на всички кандидати в 3-дневен срок от неговото издаване, а на всички одобрени кандидати, едновременно с Решението изпратете и писмени покани за участие в договарянето, в които се определя и срок за получаване на първоначална оферта. Срокът не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращането на поканата.
Към поканата приложете:
- Образец на оферта
- Образец на техническа оферта
Комисията провежда договарянето с поканените кандидати за определяне на клаузите на договора съгласно обявените изисквания. Направените предложения и постигнатите договорености с всеки кандидат се отразяват в отделен протокол по типов образец, който се подписва от членовете на комисията и от участника.
Стъпка 7. Изготвяне на Доклад от дейността на Комисията
След провеждане на договарянето комисията изготвя доклад до бенефициента, в който му предлага класиране на кандидатите и определяне на изпълнител.
В срок от 5 работни дни след като получи Доклада на комисията, бенефициентът с Решение/Заповед определя за изпълнител класирания на първо място кандидат. В Решението/Заповедта също така се отбелязват отстранените кандидати и мотивите за тяхното отстраняване.
Стъпка 8. Уведомяване на кандидатите
Изпратете до всички кандидати Решението/Заповедта за класиране в 3-дневен срок от неговото издаване. До избрания изпълнител изпратете Покана за сключване на договор и изискайте документите, доказващи липсата на основания за отстраняване от процедура за определяне на изпълнител:
- Свидетелства за съдимост на лицата по чл. 31 ал. 5 от ПМС № 55/2007 г., издадени от компетентен съд не по-рано от 6 месеца преди датата на сключване на договора – оригинал или нотариално заверено копие.
- Удостоверение за актуално състояние, издадено от съответния компетентен съд не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора – оригинал или нотариално заверено копие.
- Удостоверение от съответния съд, че кандидатът не е в процедура по несъстоятелност и ликвидация, издадено не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора - оригинал или нотариално заверено копие;
- Удостоверение от съответната община, че кандидатът няма просрочени задължения;
- Удостоверение от Национална агенция по приходите, че кандидатът няма парични задължения към държавата или общината, установени с влязъл в сила акт на компетентен орган – или надлежно одобрен план за разсрочено плащане на задължения, в случай, че такива съществуват - оригинал или нотариално заверено копие.
Стъпка 9. Извършване на проверка за липса на обстоятелства по чл. 31, ал.1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007г.
Извършете проверка за липса на обстоятелства по чл. 31, ал.1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007г. като проверите дали са представени всички документи, посочени в стъпка 8, дали са в посочената форма и срок на валидност. Изискайте гаранция за участие, в случай, че е предвидена такава. Подпишете изготвения договор с определения изпълнител в срок от 30 календарни дни от приключването на процедурата за определяне на изпълнител.
Договорът на Бенефициента с изпълнителя трябва да съответства на приложения в документацията проект, допълнен с всички предложения от офертата на кандидата, въз основа на които е избран за изпълнител и да съдържа като минимум: страни по договора, предмет на договора, спецификации (ако е приложимо), специфични условия (ако е приложимо) цена, начин на плащане (балансово или авансово, междинно и балансово или авансово и балансово), срок на договора, срокове/график за изпълнение на отделните позиции доставки или услуги (ако е приложимо), начин на приемане на доставката/услугата (приемо-предавателен протокол), гаранции и срок (ако е приложимо).
В договора трябва да бъдат включени клаузите, изрично посочени в Общите условия към ДБФП.
В 5-дневен срок от сключване на договора за изпълнение или от прекратяване на процедурата публикувайте информация, изготвена по типов образец, на своята интернет страница, при наличие на такава, както и на интернет страницата на Договарящия орган.
В договора трябва да бъдат включени клаузите, изрично посочени в Общите условия към ДБФП.
В 5-дневен срок от сключване на договора за изпълнение или от прекратяване на процедурата публикувайте информация, изготвена по типов образец, на своята интернет страница, при наличие на такава, както и на интернет страницата на Договарящия орган.
Стъпка 10. Изпълнение на договора
Договорът с избрания изпълнител се подписва в 2 оригинални и еднообразни екземпляра, по един за всяка страна. Договорите или допълнителните споразумения към тях не могат да се сключват ретроактивно (със задна дата), освен ако не е посочено друго в Насоките за кандидатстване. Това означава, че не могат да се извършват плащания, нито да се извършват доставки преди сключването на договора за изпълнение и/или допълнителни споразумения към него.
