Досие на проекта, верифициране на разходи и одитна пътека

През януари 2013 г. Националният сертифициращ орган (НСО) - дирекция "Национален фонд" в МФ, издаде Инструкция за обмена на информация между Управляващите органи/ Междинните звена и бенефициентите в процеса на заявяване на средства и отчитане по проекти, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз. (Инструкцията можете да свалите от тук.)

Инструкцията цели да оптимизира изискваната от бенефициентите информация при отчитане на разходите по договори или заповеди за безвъзмездна финансова помощ, както и да създаде предпоставки за електронен обмен на информация чрез електронен подпис.

Инструкцията се отнася до ДБФП, сключени през програмния период 2007-2013 г.

УО/МЗ следва да извършат промени в издадените от тях указания за окомплектоване на пакетите с документи за искане за плащане по ДБФП. До извършването на тези промени бенефициентите следва да прилагат наличните указания на УО/МЗ!

Бенефициентите по ОП "Конкурентоспособност" следва да се запознаят с Решение № РД-16-413/13.03.2013 г. на Главния директор на ГД "Европейски фондове за конкурентоспособност" и Ръководител на Управляващия орган на ОП "Конкурентоспособност" за промяна в изискванията за броя и съдържанието на междинните/финалните отчети, представяни от бенефициенти, сключили договори за безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика“ 2007-2013 (ОПК).

Към момента УО на ОПРР е създал възможност за електронно отчитане на проекти по шест схеми за безвъзмездна финансова помощ. Отчитането се осъществява чрез Информационната система за управление и наблюдение (ИСУН). Виж Указания.

Неспазване на изискването за съхранение на документацията по съответната оперативна програма, операция или проект представлява нарушение на Регламент (ЕО) 1083/2006 и е предпоставка за непредоставяне или възстановяване на договорената финансова помощ и/или непризнаване на засегнатия разход.

Одитната пътека е описание на дейностите и стъпките в една организация, и по-специално, движението на паричния поток и свързаните с това документи. Тя позволява да се определи последователността на стъпките във всеки един процес. Разделя процеса на отделни дейности и посочва отговорните за тях лица.
Тези процедури следва ясно да определят: кой; какво прави; на кой етап; краен срок за изпълнение на определени действия; на кого представя информацията; как се предава; къде се съхранява документа; разделение на оригинали и копия; формат на молбатa/искането, уведомлението, доклада или информацията

Някои основни моменти от Инструкцията на НСО:

• Всички оригинални документи във връзка с изпълнението на ДБФП се съхраняват при бенефициента, като в първичните разходо-оправдателни документи следва изрично да се посочва, че те се отнасят към съответния договор/заповед за БФП;
• Проверката на оригиналните документи се извършва от УО/МЗ единствено в хода на проверки на място при бенефициента. С цел избягване на двойно финансиране, тази проверка може да включва и подпечатване на оригиналните разходо-оправдателни документи със съответно одобрен печат;
• Подробният списък с документи за всеки вид искане за плащане (пакет документи) се задава от УО/МЗ в зависимост от спецификата на съответната ОП. Вече представени от бенефициента документи не се изискват повторно, освен по изключение, при надлежно обосновани специфични случаи;
• С цел унифициране на изискванията, приложими към отделните ОП, се препоръчва УО/МЗ, които работят с едни и същи бенефициенти (напр. общини) да уеднаквят подхода си по отношение на документите, които изискват от тях;
• Всеки първоначално представен пакет документи, както и коригиращ такъв, е придружен от подробен Опис, в който е отбелязан обема (бр. страници) на всеки приложен документ. Този подход отменя досега съществуващи практики за заверяване на документите с "вярно с оригинала", подпис и печат на бенефициента, както и последователното номериране на всяка страница от пакета;
• Пакетът документи се изпраща в УО/МЗ по един от описаните в Таблица 1 два основни начина. Препоръчително е пакетът с документи да се изпраща от бенефициента по електронен път, като автентичността му е гарантирана с електронен подпис на представляващия бенефициента или на друго упълномощено от него лице;
• Когато не са налице необходимите технически предпоставки, от изискваните в подробния списък документи само основните се изпращат чрез електронен подпис или на хартиен носител (примерни списъци на основните и придружаващите документи са представени в Раздели ІІ и ІІІ на Инструкцията). В тези случаи допълнително на електронен носител се подава пълният пакет документи. Видът на електронния носител, както и форматът на записаните върху него документи, се задават от УО/МЗ;
• Пакетът документи се представя на УО/МЗ като за него не се изискват допълнителни копия. Подробна информация в тази връзка е представена в Таблица 1 (колона 3);
• Информация за датата на получаване на пакета документи е представена в Таблица 1 (колона 4). УО/МЗ осигурява електронен адрес, както и изпращането до бенефициента на потвърждение с точен ден и час на електронното получаване на пакета документи;
• УО/МЗ осигурява своевременното съхранение на получената по електронен път (или на електронен носител) информация от бенефициента в електронен архив по начин, гарантиращ систематично организиране, лесен достъп и обменяемост на данните между служителите на УО/МЗ.
• Бенефициентът носи отговорност за поддържаната от него адекватна одитна пътека, съответно съхранението на всички оригинални документи, създадени във връзка с изпълнението на ДБФП;
• Бенефициентът и УО/МЗ осигуряват и предоставят при поискване от контролни/одитни органи всички документи (включително електронно подписани), свързани с изпълнението на ДБФП, респ. Оперативната програма за период от три години след закриването й, а в случай на частично закриване - за период от три години след годината, през която е извършено частичното закриване. Тези срокове се прекъсват в случай на съдебни процедури или по надлежно обосновано искане на Европейската комисия.

Таблица 1
(кликни за увеличение)

Легенда:

Вариант 1 е приложим в случаите, когато бенефициентът разполага с електронен подпис и са налице всички необходими технически предпоставки за изпращане/ получаване на пълния обем по електронен път.

Вариант 1А е алтернативен вариант, приложим в случаите, когато бенефициентът разполага с електронен подпис, но не са налице всички необходими технически предпоставки за изпращане/ получаване на пълния обем по електронен път. В този случай бенефицинетът изпраща с електронен подпис само основни документи, а целият пакет се изпраща допълнително в УО/МЗ, записан на електронен носител.

Вариант 2 е приложим в случаите, когато бенефициентът не разполага с електронен подпис. В този слеучай бенефициентът изпраща на хартия само основни документи, а целият пакет се представя в УО/МЗ като приложение, записано на електронен носител.

Публикувано в: Новини