понеделник, 1 октомври 2012 г.

Договаряне без пояснителен документ (ПМС 55/2007)

Бенефициентът следва да се запознае подробно с Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и Ръководствата за изпълнение на договорите, където могат да се съдържат специфични и допълнителни условия и изисквания за организиране, провеждане, отчитане и контрол на процедурите и сключените договори.


При провеждането на процедурите бенефициентите задължително прилагат утвърдена типова документация.
За документите, за които в ПМС №55/2007 г. е посочено, че следва да са изготвени в съответствие с типови образци, потенциалните бенефициенти следва да прилагат образците, утвърдени от министъра по управление на средствата от Европейския съюз и публикувани на следния интернет адрес: http://www.eufunds.bg/bg/page/54.
Важно! За разделите от съответния документ, които Бенефициентът счита за неприложими, е достатъчно да бъде отбелязано с „Н/П”, "неприложимо" или подобно. Не е позволено да се премахват раздели, части или текстове от образците.

Процедурата се прилага:

  1. когато предвидената стойност за строителство, в това число съфинансирането от страна на бенефициента, без данък върху добавената стойност е от 240 000 до 350 000 лв. включително;
  2. когато предвидената стойност за доставки или услуги, в това число съфинансирането от страна на бенефициента, без данък върху добавената стойност е от 60 000 до 100 000 лв. включително;
  3. поради настъпване на обстоятелства, които бенефициентът при полагане на дължимата грижа не е могъл или не е бил длъжен да предвиди или предотврати, не могат да бъдат спазени сроковете за провеждане на процедурите открит избор или договаряне с пояснителен документ;
  4. в хода на изпълнение на договор, сключен след процедура по постановлението, поради непредвидени обстоятелства възникне необходимост от извършване на допълнителна услуга или строителство, които не са включени в него, но са съществено необходими за изпълнението му; в този случай стойността на допълнително извършените или повтарящите се работи не трябва да е повече от 50 на сто от стойността на договора;
  5. еднократно възникне необходимост от допълнителни доставки от страна на вече избран доставчик, планирани отчасти да заместят договорените доставки на оборудване или да разширят обема на наличните доставки и на оборудването, ако всяка промяна на доставчика би задължила бенефициента да придобие оборудване с различни технически характеристики, което ще доведе или до несъвместимост, или до прекомерни технически трудности при дейността или поддръжката;
  6. откритият избор е прекратен, тъй като не е подадена нито една оферта или заявление за участие или няма допуснат нито един кандидат и първоначално обявените условия не са съществено променени;
  7. в процедура открит избор получените оферти надвишават осигурения финансов ресурс; в тези случаи след прекратяване на процедурата за определяне на изпълнител бенефициентът има право да покани за участие в процедурата само кандидатите, които са представили оферти в прекратената процедура за определяне на изпълнител и отговарят на изискванията, посочени в пояснителния документ за процедурата открит избор;
  8. поради технически причини или причини, свързани със спазването на авторски права, договорът може да бъде възложен само на определен доставчик на стоки или изпълнител на услуга, включително когато поради естеството или определени характеристики на доставките изпълнението на договора е поверено изключително на лица, притежаващи патенти или лицензи, и няма възможност за реална конкуренция при избора на изпълнител;
  9. стоките - предмет на доставка, се произвеждат с цел изследване, експериментиране, научна или развойна дейност и са в ограничено количество, което не позволява формиране на пазарна цена или възстановяване на разходите за тази дейност.
Изборът на тази процедура, извън първите два пункта, посочени по-горе, трябва да бъде съгласуван с Управляващия орган/Програмния оператор, когато това е предвидено в ДБФП. УО/ПО изразява становище в 14-дневен срок от получаване на мотивираното искане за съгласуване.
Извън случаите по пунктове 4, 5 и 8 по-горе, при наличие на обективна невъзможност за провеждане на преговорите с най-малко трима кандидати, УО/ПО могат да разрешат на бенефициента да преговаря само с един кандидат въз основа на мотивирано искане.

Стъпка 1. Изготвяне на документация за участие в процедура за определяне на изпълнител.
Документи за провежданата процедура:
  • Покана до избраните кандидати (по образец);
  • Изисквания към офертите (по образец);
  • Проект на договор за изпълнение;
  • Техническа спецификация;
  • Избрания критерий за оценка, показателите и тяхната относителна тежест и Методиката на оценка, в случай, че избрания критерий е икономически най-изгодна оферта (ако е приложимо);
  • Образец на Ценова оферта;
  • Образец на Техническа оферта;
  • Образец на Декларация на кандидата по чл. 31, ал. 1 и 2 от ПМС 55/12.03.2007 г.;
  • Образец на Декларация по чл.31, ал.7 от ПМС № 55/12.03.2007г.
  • Образец на Декларация за валидност на офертите/заявленията – свободен текст;
  • Гаранция за участие в процедурата за определяне на изпълнител – свободен текст (ако е приложимо);
  • Гаранция за изпълнение – свободен текст (ако е приложимо).
Поканата следва да съдържа най-малко:
1. Описание на предмета на договора;
Техническите спецификации/Описанието на заданието на услугата, не трябва да бъдат различни от тези, заложени в Описание на проекта и Бюджет, които са неразделна част от договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.
2. изисквания за изпълнението на договора;
3. изисквания за икономическото и финансовото състояние и за техническите възможности и/или квалификация на кандидата;
4. дата и място на провеждане на договарянето;
5. краен срок за получаване на предварителна оферта, ако такава се изисква от бенефициента, който не може да бъде по-кратък от 7 дни от изпращане на поканата;
6. адрес, на който трябва да бъде изпратена офертата;
7. други документи, изисквани от бенефициента.

До 5 календарни дни преди изтичането на срока за подаване на офертите или заявленията лицата могат да поискат писмено от бенефициента разяснения по документацията за участие. Бенефициентът е длъжен да отговори в 3-дневен срок от постъпване на искането.

Стъпка 2. Издаване на Решение, по смисъла на чл. 57а от ПМС № 55/12.03.2007 г.:
Бенефициентът издава Решение по чл. 57а от ПМС № 55/12.03.2007г., за откриване на процедура на договаряне без пояснителен документ, в което мотивира избора на тази процедура, одобрява поканата за участие и посочва кандидатите, които възнамерява да покани за провеждане на преговори.

Стъпка 3. Назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите
Със Заповед/Решение определете поименно членовете на комисията, както и срок за приключване на нейната работа, който трябва да бъде съобразен със спецификата и сложността на процедурата.
Комисията се състои от нечетен брой членове - най-малко трима. Срокът за нейната работа не може да бъде по-дълъг от срока на валидност на офертите. 

Стъпка 4. Изпращане на поканата
Изпратете поканите, ведно с одобрената документация до избраните кандидати.

Регистрация на получените оферти за участие
При получаване на офертите за участие, представител на Вашето дружество отбелязва поредният номер, датата и часът на получаване и посочените данни се записват във входящ регистър, за което на приносителя се издава документ. Пликовете не се разпечатват и се съхраняват до момента на Сесията по отваряне. Външните пликове се номерират по реда на получаването им. Предложения получени след крайния срок не се приемат и не се разглеждат.

Стъпка 5. Покана за сесия по отваряне на офертите до Представител на УО
Поканата за сесията по провеждането на договарянето следва да се изпрати до представител на УО не по-малко от 10 дни преди съответната дата. УО може да назначи свои представител, който да наблюдава целия или част от процеса по оценката.
Обърнете внимание, че датата, определена за отваряне на офертите задължително следва да съвпада с работен ден.

Стъпка 6. Договаряне с поканените кандидати
Комисията, назначена за разглеждане, оценка и класиране на офертите, започва работа само ако са получени минимум две оферти с изключение на случаите по чл. 57 ал. 1, т. 2, 3 и 6 и ал. 2 на Постановление на МС № 55/12.03.2007 г. 

Комисията получава списък с кандидатите и представените оферти/заявления. След като научат имената на кандидатите всички членове на комисията подписват Декларация за безпристрастност и поверителност. Всички членове на комисията, секретарят (ако е предвиден такъв), както и външните наблюдатели са длъжни да подпишат Декларацията за безпристрастност и поверителност. Всеки член на Комисията, секретар и/или наблюдател, който има потенциален конфликт на интереси поради наличие на връзка с някой от участниците в процедурата, трябва незабавно да се оттегли от участието си от Комисията. Той не трябва да бъде включван в последващо заседание на комисията. Когато член на комисия за определяне на изпълнител не е в състояние да изпълнява задълженията си или възникне някое от обстоятелствата по чл. 21, ал. 1 от ПМС №55/12.03.2007г. бенефициентът определя нов член. Оценка, дадена от член на Комисията, който оттегля участието си, на който и да е етап от процедурата по оценка, не се взема под внимание.
Комисията разглежда постъпилите предложения на мястото и в часа, посочени в Поканата. Комисията пристъпва към отваряне на пликовете с офертите по реда на тяхното постъпване и проверява съответствието на офертите със списъка на документите, съдържащи се в предложението. Целта на сесията по отваряне на офертите е да се провери дали предложенията отговарят на общите изисквания за подаването им. При отварянето на офертите най-малко трима членове на комисията подписват всички приложения, които комисията ще оценява, съгласно обявените критерии. 

Комисията пристъпва към проверка съответствието на офертите с предварително обявените от бенефициента условия. След отварянето на офертите, комисията следва да извърши проверка относно наличието на конфликт на интереси между участниците в процедурата, и да отрази резултатите от проверката в протокола от своята работа. Бенефициентът може по всяко време да проверява заявените от кандидатите данни, да иска разяснения относно офертата и представените към нея документи, както и да изисква писмено представяне в определен срок на допълнителни доказателства за обстоятелствата, посочени в офертата. Бенефициентът писмено уведомява участниците за липсващи документи или за констатираните нередовности, посочва точно вида на документа или документите, които следва да се представят допълнително, и определя срок за представянето им. Срокът е еднакъв за всички участници и не може да бъде по-дълъг от 5 дни считано от датата на получаване на писменото уведомяване. Изисканите и получени документи се описват в протокола от работата на комисията.
Комисията предлага да бъдат отстранени от участие в процедурата за определяне на изпълнител, кандидати, които: не отговарят на задължителните изисквания за участие в процедури за определяне на изпълнител; са представили непълна оферта, при условие че бенефициентът се е съобразил с разпоредбата на чл. 26а, ал. 2 от ПМС № 55 от 12.03.2007 г.; са представили оферти, неотговарящи на предварително обявените условия от бенефициента – проверка дали кандидатите отговарят на минималните изисквания за икономическото и финансово състояние и на техническите им възможности и квалификация.

Назначената от бенефициента комисия провежда договарянето с поканените кандидати. Преговорите се провеждат по начин, поставящ всички кандидати при равни условия, което включва:
1. предоставянето на достатъчно време за представяне на предложението;
2. спазването на еднаква процедура за провеждане на преговорите с всеки кандидат.

Комисията извършва договаряне с кандидатите по реда на подаване на техните оферти. Тя провежда договарянето с кандидатите за определяне на условията на договора съгласно изискванията на бенефициента, посочени в поканата за участие. Направените предложения и постигнатите договорености с всеки кандидат се отразяват в отделен протокол, който се подписва от членовете на комисията и от кандидата. Данните от протоколите се обобщават в Заключителен протокол. 

Стъпка 7. Изготвяне на заключителен протокол от дейността на комисията
Комисията изготвя Заключителен протокол от дейността си (по образец), който съдържа класиране на кандидатите и предложение за сключване на договор с класирания на първо място кандидат. Протоколът се подписва задължително от всички членове на комисията. В случай че член на комисията не е съгласен със съдържанието на протокола, той го подписва с особено мнение и излага писмено мотивите си за това. Комисията предоставя протокола от работата си на бенефициента. В срок от 5 работни дни след като получи Протокола на комисията, бенефициентът с Решение/Заповед определя за изпълнител класирания на първо място кандидат. В Решението/Заповедта също така се отбелязват отстранените кандидати и мотивите за тяхното отстраняване. 

Стъпка 8. Уведомяване на кандидатите
Изпратете до всички кандидати Решението/Заповедта за класиране в 3-дневен срок от неговото издаване. До избрания изпълнител изпратете Покана за сключване на договор и изискайте документите, удостоверяващи липсата на основания за отстраняване от процедура за определяне на изпълнител:

  • Свидетелства за съдимост на лицата по чл. 31 ал. 5 от ПМС № 55/2007 г., издадени от компетентен съд не по-рано от 6 месеца преди датата на сключване на договора – оригинал или нотариално заверено копие.
  • Удостоверение за актуално състояние, издадено от съответния компетентен съд не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора – оригинал или нотариално заверено копие.
  • Удостоверение от съответния съд, че кандидатът не е в процедура по несъстоятелност и ликвидация, издадено не по-рано от 3 месеца преди датата на сключване на договора - оригинал или нотариално заверено копие.
  • Удостоверение от Национална агенция по приходите, че кандидатът няма парични задължения към държавата, установени с влязъл в сила акт на компетентен орган или нададлежно одобрен план за разсрочено плащане на задължения, в случай, че такива съществуват - оригинал или нотариално заверено копие;
  • Удостоверение от съответната община, че кандидатът няма просрочени задължения.
Стъпка 9. Извършване на проверка за липса на обстоятелства по чл. 31, ал.1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007г.
Извършете проверка за липса на обстоятелства по чл. 31, ал.1 и 2 от ПМС № 55/12.03.2007 г. като проверите дали са представени всички документи, посочени в стъпка 8, дали са в посочената форма и срок на валидност.
Изискайте гаранция за участие, в случай, че е предвидена такава.
Подпишете изготвения договор с определения изпълнител в срок от 30 календарни дни от приключването на процедурата за определяне на изпълнител.
Договорът на Бенефициента с изпълнителя трябва да съответства на приложения в документацията проект, допълнен с всички предложения от офертата на кандидата, въз основа на които е избран за изпълнител и да съдържа като минимум: страни по договора, предмет на договора, спецификации (ако е приложимо), специфични условия (ако е приложимо) цена, начин на плащане (балансово или авансово, междинно и балансово или авансово и балансово), срок на договора, срокове/график за изпълнение на отделните позиции доставки или услуги (ако е приложимо), начин на приемане на доставката/услугата (приемо-предавателен протокол), гаранции и срок (ако е приложимо).
В договора трябва да бъдат включени клаузите, изрично посочени в Общите условия към ДБФП.

В 5-дневен срок от сключване на договора за изпълнение или от прекратяване на процедурата публикувайте информация, изготвена по типов образец, на своята интернет страница, при наличие на такава, както и на интернет страницата на Договарящия орган.

Стъпка 10. Изпълнение на договора
Договорът с избрания изпълнител се подписва в 2 оригинални и еднообразни екземпляра, по един за всяка страна. Договорите или допълнителните споразумения към тях не могат да се сключват ретроактивно (със задна дата), освен ако в Насоките за кандидатстване е посочено друго. Това означава, че не могат да се извършват плащания, нито да се извършват доставки преди сключването на договора за изпълнение и/или допълнителни споразумения към него.

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More